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Las reuniones eficientes son posibles

Cansado de las reuniones con Power Point, el presidente de Amazon, Jeff Bezos, decidió un día suprimir las proyecciones de diapositivas y volver al lápiz y papel. En cada reunión, los directivos entregarían un resumen de seis páginas donde expondrían sus ideas. Este documento se llamó Six Page Narrative (historias de seis páginas).

Visto de cerca, el método tiene sentido: la mayor parte de las presentaciones son aburridas. A los pocos segundos, la gente no atiende y el presentador no sabe si están escuchando. Sin embargo, con esta iniciativa, todos están obligados a invertir los primeros 20 minutos a leer y tomar notas para, después, debatir. Ideas como Prime salieron de ahí.

“Estoy seguro de que todos sabemos cómo hacer reuniones eficaces, pero ¿lo ponemos en práctica en nuestro día a día?”

Ahora bien, la aplicación de este método en la mayoría de las reuniones que se mantienen en las organizaciones quizás no es el más adecuado, tanto por la relevancia de las mismas (suelen ser rutinarias y de trascendencia relativa) como por la dedicación que exige (pocos son los que se preparan los encuentros, ¡como para escribir seis páginas!). Por suerte, aprovechar las reuniones y conseguir que sean realmente provechosas es sencillo. Basta con tener un poco de interés y dedicar algo de tiempo a su preparación y desarrollo, además de asumir las tareas y deberes que resulten de ellas.

Antes del encuentro

Lo más importante es definir para qué nos reunimos y con quién. Muchas veces asistimos a encuentros en los que no sabemos muy bien qué hacemos allí. Para que esto no pase, debemos contar solo con los participantes imprescindibles.

Tenemos la gente, pero ¿qué temas vamos a tratar? Incluir un orden del día en la convocatoria (es recomendable hacerla siempre por correo electrónico, y con antelación suficiente, para poder gestionarla en nuestra agenda) ayudará a saber cuáles son los objetivos. También, si se precisa, incluir documentación para que todos la conozcan. Esta base permitirá elaborar un guion con cuestiones a tratar en la reunión.

Durante la reunión

Nuestro tiempo es muy valioso, como también los es el de todos los demás. Por ello, es importante respetar la duración establecida de las reuniones (una hora suele ser suficiente, pero si es menos, mejor), ya que la atención de los presentes irá descendiendo con el paso de los minutos. Un reloj visible para todos los presentes ayuda a medir los tiempos y a pasar por el orden del día de forma estructurada sin que nadie protagonice en exceso el encuentro.

En este sentido, si estamos en una reunión es porque nuestra presencia es importante y, por tanto, también lo es nuestra participación. Debemos expresar nuestras opiniones para enriquecer el diálogo. Siempre, eso sí, desde el respeto y el positivismo. Destinar la parte final al debate es una práctica aconsejable, como también que alguien actúe como moderador.

Si necesitamos medios técnicos para compartir información, debemos comprobar con anterioridad que se adaptan a nuestras necesidades (¿hay wifi? ¿las conexiones son compatibles con mi equipo?) para no tener un imprevisto que afecte al desarrollo del encuentro.

El final perfecto

Ninguna reunión debería terminar sin exponer un resumen de lo hablado y de los puntos acordados. Para favorecer el recuerdo y establecer un compromiso con las tareas pendientes, uno de los presentes debe encargarse de elaborar un acta, que compartirá con el resto de asistentes a la mayor brevedad posible.

Estoy seguro de que todo esto es de sobra conocido por la mayoría de personas. Pero ¿lo ponemos en práctica en nuestro día a día? Estas sencillas pautas ayudan a optimizar el tiempo y ser más eficientes, por lo que aplicarlas, sin duda, merece la pena.