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Correo electrónico: cómo sacarle todo el partido

Para muchos profesionales, el correo electrónico es un compañero más del día a día. Es una herramienta de trabajo indispensable, al tiempo que constituye un eficaz canal de comunicación tanto para las organizaciones como para las personas que trabajan en ellas. Gestionarlo adecuadamente será, por tanto, clave para beneficiarnos de todo su potencial y convertirlo en un aliado de nuestro desempeño.

Manejar bien la información

La ‘infoxicación’ digital es la sobrecarga o el exceso de información cuyo efecto es la falta de comprensión de los datos recibidos. El término inglés que alude a ella es overland information, que se acuñó en 1996.

El exceso de correos electrónicos es la gran ‘enfermedad’ laboral, nos abruma a los usuarios y nos dificulta una gestión adecuada del trabajo y el tiempo. Saturar a las personas con mensajes hace que disminuya la atención (leemos en diagonal), el entendimiento de la información y nuestro valioso tiempo; ¡¡empleamos demasiados minutos en leer e-mails y eso no es productivo!!

Menos correos pero más importantes

Las aplicaciones de correo electrónico siguen siendo necesarias, pero lamentablemente su generalizado mal uso revierte directamente en la ineficacia, en la baja productividad y en un clima poco favorable. Debemos emplear el e-mail con mayor eficacia si no queremos perder impacto informativo.

Es preciso que antes de lanzar manuales, guías de buen uso o tips con consejos… las personas pensemos, analicemos y encontremos una solución adecuada para no contribuir a su ineficacia. En este sentido, debemos replantearnos dos cuestiones básicas: ¿para qué usamos el correo electrónico? y ¿cómo podríamos fomentar un mejor uso de este?


Uso racional del email: 10 recomendaciones a tener en cuenta
1. EVITA GESTIONAR CUESTIONES URGENTES A TRAVÉS DEL CORREO ELECTRÓNICO

Quizá tu interlocutor no pueda responder con la rapidez que tú esperas. Prioriza esta comunicación y elige el teléfono y si fuera posible una reunión presencial.

2. FACILITA LA LECTURA DE TU E-MAIL A TU RECEPTOR

Escribe el asunto con la mayor especificidad posible para que se pueda identificar rápidamente de qué se trata; puedes incluir palabras clave que identifiquen fácilmente el contenido del mensaje.

3. LIMPIA DE FORMA REGULAR LAS CARPETAS DE ‘ELEMENTOS ELIMINADOS’ Y ‘ELEMENTOS NO DESEADOS’

Aunque tú no los veas, están ocupando espacio en el servidor de tu correo y por tanto tu cliente de correo debe sincronizar ambas carpetas.

4. DISTRIBUYE TU TIEMPO

Lee los correos empezando siempre por el más reciente, así evitarás leer correos más antiguos relacionados, pero no olvides entender cuál ha sido la cadena de mensajes. Haz una lectura rápida e identifica si el correo necesita respuesta urgente; si no es así, dedica un tiempo para leer con detenimiento y responder, pero no lo hagas de manera constante ya que esto reducirá tu rendimiento y serás esclavo del correo electrónico.

5. NO ESCRIBAS EN LOS MENSAJES COSAS QUE NO DIRÍAS EN PÚBLICO

Cuida tus palabras, el tono al leer no es el mismo que al hablar, lee tu correo dos veces antes de enviarlo.

6. EVITA ENVIAR CORREOS EN HORAS INTEMPESTIVAS

Intenta enviar correos en horario no laboral para respetar tu tiempo personal y el del receptor.

7. RESPONDE SIEMPRE A UN CORREO RECIBIDO

Principalmente cuando se trata de información de cierta importancia sobre la que el emisor necesita tu ok o tu feedback.

8. APLICA LA REGLA DE LOS DOS MINUTOS

Si puedes responder el correo en dos minutos, hazlo; si no planifica la acción a realizar según la urgencia y la importancia.

9. NO GUARDES LOS DOCUMENTOS EN EL CORREO ELECTRÓNICO

No es un gestor de contenidos: guárdalos en el servidor o gestor de archivos.

10. RECUERDA QUE EL ESPACIO EN LOS SERVIDORES CUESTA DINERO Y TIEMPO

Cuando menos correo tengas en el servidor, más ahorras y más rápido irá tu ordenador.